এজিএম
বার্ষিক সাধারণ সভার (এজিএম) আগে হিসাব প্রস্তুতির পূর্ণাঙ্গ চেকলিস্ট
এজিএমের আগের রাতে হিসাব মেলাতে বসা নয় — এই চেকলিস্ট ধরে এগোলে সভার দুই সপ্তাহ আগেই সব কাগজ তৈরি থাকবে, আর সদস্যদের প্রশ্নের উত্তরও।
২৬ সেপ্টেম্বর ২০২৬ ৩ মিনিটে পড়ুন
· সোসাইটি কিপার টিম
বার্ষিক সাধারণ সভা সমিতির সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ দিন। সদস্যরা জানতে চান সারা বছর টাকা কোথা থেকে এলো, কোথায় গেল, আর সমিতির হাতে এখন কী আছে। প্রস্তুতি ভালো না থাকলে সভা তর্কে পরিণত হয়। নিচের চেকলিস্টটা সভার অন্তত চার সপ্তাহ আগে থেকে শুরু করুন।
চার সপ্তাহ আগে: হিসাব বন্ধ করুন
- অর্থবছরের (সাধারণত জুলাই–জুন) সব আদায় আর খরচের ভাউচার লেখা হয়েছে কি না দেখুন।
- অনুমোদনের অপেক্ষায় থাকা ভাউচারগুলো অনুমোদন বা বাতিল করুন।
- ব্যাংক স্টেটমেন্টের সাথে ব্যাংক খাতের জের মিলিয়ে নিন। না মিললে কারণ খুঁজে বের করুন — চেক জমা হয়নি, ব্যাংক চার্জ লেখা হয়নি ইত্যাদি।
- হাতে নগদের হিসাব গুনে মিলিয়ে নিন।
তিন সপ্তাহ আগে: মূল রিপোর্টগুলো তৈরি করুন
- প্রাপ্তি ও প্রদান হিসাব — বছরের শুরুতে নগদ ও ব্যাংকে কত ছিল, কোন খাতে কত এলো, কোন খাতে কত খরচ হলো, শেষে কত আছে।
- আয়-ব্যয় হিসাব — খাতওয়ারি আয় ও ব্যয়, বছরে উদ্বৃত্ত না ঘাটতি।
- উদ্বৃত্তপত্র (ব্যালান্স শিট) — সমিতির সম্পদ, দায় আর তহবিল।
- বকেয়ার তালিকা — কত সদস্যের কাছে কত পাওনা, কত মাস পুরনো।
- সরবরাহকারীর দেনা — কার কাছে কত বাকি।
প্রাপ্তি-প্রদান আর আয়-ব্যয়ের পার্থক্য: প্রথমটি দেখায় নগদ কত এলো-গেল; দ্বিতীয়টি দেখায় বছরের আয় কত হলো (আদায় না হলেও বিল হয়ে থাকলে)। সদস্যদের দুটোই দেখানো উচিত।
দুই সপ্তাহ আগে: অডিট ও কমিটি অনুমোদন
- অভ্যন্তরীণ অডিটর বা অডিট কমিটিকে রিপোর্ট আর ভাউচার দেখতে দিন।
- বড় খরচগুলোর (মেরামত, যন্ত্রপাতি) কোটেশন আর অনুমোদনের কাগজ এক জায়গায় রাখুন।
- কমিটির সভায় রিপোর্ট অনুমোদন করিয়ে নিন।
এক সপ্তাহ আগে: সদস্যদের কাছে পাঠান
- রিপোর্টের কপি সদস্যদের কাছে পাঠান, যাতে তাঁরা সভার আগে পড়ে প্রশ্ন তৈরি রাখতে পারেন।
- পরের বছরের বাজেটের প্রস্তাব (চাঁদার হার, বড় কাজ) আলাদা করে দিন।
সমবায় সমিতি চালান? DPS, FDR, লোন ও কিস্তি আদায়ের জন্য সমিতি কিপার সফটওয়্যার তৈরি। সহজ ও বিনামূল্যে শুরু করতে চাইলে সমিতি কিপার লাইট ব্যবহার করে দেখুন।
সভার দিন
- সংক্ষিপ্ত উপস্থাপনা: আদায়ের হার, বড় খরচ, তহবিলের অবস্থা।
- প্রশ্নের উত্তরে যেকোনো লেনদেনের ভাউচার দেখানোর প্রস্তুতি রাখুন।
সোসাইটি কিপারে এই রিপোর্টগুলো সারা বছর ধরেই তৈরি থাকে — প্রিন্ট বা এক্সেলে নামানো যায়। তাই চেকলিস্টের বড় অংশ এক বিকেলেই শেষ হয়ে যায়।
#এজিএম #বার্ষিক হিসাব #অডিট
