কমিটির তালিকা ও জরুরি নম্বর তালিকা প্রকাশ: কী রাখবেন, কোথায় রাখবেন

নতুন ভাড়াটিয়া জানেন না লিফট আটকালে কাকে ফোন করবেন। পুরোনো সদস্য জানেন, কিন্তু যে নম্বর তাঁর কাছে আছে সেটা দুই কমিটি আগের সেক্রেটারির। একটি পরিষ্কার কমিটির তালিকা ও জরুরি নম্বর তালিকা এই ছোট কিন্তু বিরক্তিকর সমস্যাগুলো মিটিয়ে দেয়।

কেন এই তালিকা প্রকাশ করা দরকার

প্রথম কারণ নিরাপত্তা। আগুন, গ্যাসের গন্ধ বা অসুস্থতার সময় নম্বর খুঁজতে সময় নষ্ট করা চলে না।

দ্বিতীয় কারণ স্বচ্ছতা। সদস্যরা জানবেন কারা নির্বাচিত হয়েছেন, কে কোন দায়িত্বে। এতে "কমিটিতে কে আছে কেউ জানে না" ধরনের অভিযোগ কমে।

তৃতীয় কারণ কাজের ভাগ। সব ফোন সভাপতির কাছে গেলে তিনি ক্লান্ত হন, অন্যরা দায় এড়ান। তালিকায় দায়িত্ব লেখা থাকলে ফোন সঠিক মানুষের কাছে যায়।

কমিটির তালিকায় কী থাকবে

• পদ (সভাপতি, সাধারণ সম্পাদক, কোষাধ্যক্ষ, সদস্য ইত্যাদি)
• নাম
• ফ্ল্যাট বা বাড়ি নম্বর
• কোন বিষয়ে যোগাযোগ করবেন (যেমন কোষাধ্যক্ষ—চাঁদা ও রসিদ)
• কমিটির মেয়াদ (কবে থেকে কবে পর্যন্ত)

ব্যক্তিগত মোবাইল নম্বর দেবেন কি না, তা প্রত্যেক সদস্যের অনুমতি নিয়ে ঠিক করুন। অনেক সমিতি একটি অফিস নম্বর ও একটি ব্যবস্থাপকের নম্বর প্রকাশ করে, আর কমিটির ব্যক্তিগত নম্বর রাখে শুধু সদস্যদের জন্য।

জরুরি নম্বর তালিকা কীভাবে সাজাবেন

জরুরি নম্বর তালিকা দুই ভাগে ভাগ করুন: ভবন বা এলাকার ভেতরের নম্বর, আর বাইরের সেবার নম্বর। নিচে একটি নমুনা ছক:

বাইরের সেবার নম্বর প্রকাশের আগে একবার ফোন করে বা সরকারি উৎস থেকে যাচাই করে নিন।

টিপস: সবচেয়ে জরুরি তিনটি নম্বর বড় অক্ষরে তালিকার একদম উপরে রাখুন। ভয়ের মুহূর্তে মানুষ পুরো তালিকা পড়েন না।

কোথায় প্রকাশ করবেন

1. প্রধান ফটক ও নিরাপত্তা ডেস্কে — প্রথম যে মানুষটি সমস্যার খবর পান, তিনি যেন সঙ্গে সঙ্গে ফোন করতে পারেন।
2. প্রতিটি লিফটের ভেতরে — লিফট আটকালে টেকনিশিয়ান ও নিরাপত্তা ডেস্কের নম্বর চোখের সামনে।
3. নোটিশ বোর্ডে — পুরো কমিটি ও জরুরি তালিকা।
4. অনলাইনে — যাঁরা বাইরে থাকেন বা ফ্ল্যাট ভাড়া দিয়েছেন, তাঁরাও যেন দেখতে পান।
5. নতুন বাসিন্দার স্বাগত কাগজে — প্রথম দিনেই হাতে।

হালনাগাদ রাখার নিয়ম

সবচেয়ে বড় সমস্যা পুরোনো তালিকা। একটি ভুল নম্বর তালিকা না থাকার চেয়েও খারাপ, কারণ মানুষ তার ওপর ভরসা করে সময় নষ্ট করেন।

• নতুন কমিটি দায়িত্ব নেওয়ার প্রথম সপ্তাহেই তালিকা বদলান।
• মিস্ত্রি বা নিরাপত্তাকর্মী বদলালে সঙ্গে সঙ্গে নম্বর বদলান।
• প্রতি কয়েক মাসে একজন দায়িত্ব নিয়ে সব নম্বরে একবার ফোন করে দেখুন।
• তালিকার নিচে লিখুন "সর্বশেষ হালনাগাদ: (তারিখ)"।

গোপনীয়তা ও সৌজন্য

প্রকাশিত নম্বরে মানুষ যেকোনো সময় ফোন করতে পারেন। তাই ব্যক্তিগত নম্বরের পাশে সময় লিখে দেওয়া ভালো, যেমন "সকাল ৯টা থেকে রাত ৯টা, জরুরি ছাড়া"। বাসিন্দাদের ব্যক্তিগত তথ্য, যেমন কে কোন ফ্ল্যাটে থাকেন বা কার কত বকেয়া, এই তালিকায় কখনো দেবেন না।

দায়িত্ব অনুযায়ী যোগাযোগের ছক

শুধু নামের তালিকা দিলে মানুষ বোঝেন না কোন কাজে কার কাছে যাবেন। তাই কমিটির তালিকার পাশে একটি ছোট "কোন কাজে কাকে" ছক দিন। ধরুন একটি মাঝারি আকারের সমিতি এভাবে সাজাতে পারে:

• চাঁদা, রসিদ ও বকেয়া — কোষাধ্যক্ষ বা হিসাব অফিস
• পানি, বিদ্যুৎ, লিফট ও মেরামত — ব্যবস্থাপক বা কেয়ারটেকার
• নিরাপত্তা ও অতিথি — নিরাপত্তা ডেস্ক
• সভা, নোটিশ ও কাগজপত্র — সাধারণ সম্পাদক
• নীতিগত সিদ্ধান্ত বা গুরুতর অভিযোগ — সভাপতি

এতে সভাপতির ফোনে ট্যাংক পরিষ্কারের প্রশ্ন আসা কমে, আর বাসিন্দারাও দ্রুত উত্তর পান। দায়িত্ব বদলালে এই ছকও একই দিনে বদলে দিন।

আপনার সংগঠন যদি সঞ্চয়-ঋণভিত্তিক সমবায় হয়, তাহলে সমিতি কিপার দেখে নিন — সদস্য, সঞ্চয়, লোন ও কিস্তির পুরো হিসাব এক জায়গায়। আর অল্প সদস্যের সমিতির জন্য আছে ছোট সমিতির হিসাব রাখার অ্যাপ — সমিতি কিপার লাইট।

Society Keeper-এ এক জায়গায় সব তথ্য

Society Keeper প্রতিটি সমিতিকে একটি ওয়েবসাইট দেয়, যেখানে কমিটির তালিকা, জরুরি নম্বর, নোটিশ ও প্রয়োজনীয় ডকুমেন্ট আলাদা অংশে রাখা যায়। কমিটি বদলালে বা নম্বর বদলালে অফিস থেকে একবার হালনাগাদ করলেই সবাই নতুন তথ্য দেখেন, আর বাসিন্দারা যোগাযোগ ফর্ম থেকে সরাসরি বার্তা পাঠাতে পারেন। আরও পড়তে ব্লগ দেখুন।