সমিতির লেট ফি নীতি: লিখিত নিয়ম বানানোর সহজ ধাপ ও নমুনা খসড়া

"গত মাসে তো আমার কাছ থেকে লেট ফি নেননি, এবার কেন?" — সাধারণ সভায় এমন প্রশ্ন শোনেননি এমন কোষাধ্যক্ষ কম আছেন। লেট ফি নিয়ে বেশিরভাগ ঝামেলার মূলে একটাই কারণ: নিয়মটা লিখিত নেই, তাই প্রতিবার আলাদাভাবে প্রয়োগ হয়।

একটি পরিষ্কার, লিখিত লেট ফি নীতি থাকলে সবার জন্য এক নিয়ম চলে, আর কমিটিকে প্রতিবার ব্যাখ্যা দিতে হয় না।

লেট ফি কেন, আর কেন লিখিত হওয়া দরকার

লেট ফির উদ্দেশ্য আয় বাড়ানো নয়; উদ্দেশ্য হলো সময়মতো চাঁদা দেওয়াকে উৎসাহিত করা। নিরাপত্তাকর্মীর বেতন, বিদ্যুৎ বিল, লিফটের রক্ষণাবেক্ষণ — এগুলো প্রতি মাসে নির্দিষ্ট সময়ে দিতে হয়। দেরিতে চাঁদা এলে সমিতিকে ধার করতে বা খরচ পিছিয়ে দিতে হয়।

লিখিত নীতির সুবিধা:

• সবার জন্য একই হার, তাই পক্ষপাতের অভিযোগ কমে।
• নতুন কমিটি এলেও নিয়ম বদলায় না।
• মওকুফ বা ছাড় দিতে হলে কোন শর্তে দেওয়া যায়, তা আগে থেকেই ঠিক থাকে।

লেট ফি নীতিতে যা যা থাকা উচিত

একটি ভালো লেট ফি নীতি সাধারণত এক পৃষ্ঠার বেশি হয় না। নিচের বিষয়গুলো স্পষ্ট করে লিখুন:

১. শেষ তারিখ (due date): প্রতি মাসের কত তারিখের মধ্যে চাঁদা দিতে হবে। ২. গ্রেস পিরিয়ড: শেষ তারিখের পর কত দিন পর্যন্ত লেট ফি লাগবে না। ৩. হারের ধরন: নির্দিষ্ট টাকা, নাকি বকেয়ার শতাংশ। ৪. সর্বোচ্চ সীমা: এক মাসের বকেয়ার ওপর লেট ফি কত পর্যন্ত বাড়তে পারে। ৫. কোন চার্জে প্রযোজ্য: শুধু মাসিক সার্ভিস চার্জ, নাকি এককালীন চাঁদাতেও। ৬. মওকুফের শর্ত: অসুস্থতা, প্রবাসে থাকা বা ব্যাংকের ত্রুটির মতো ক্ষেত্রে কে, কীভাবে মওকুফ অনুমোদন করবেন। ৭. কার্যকর হওয়ার তারিখ: নীতি কোন মাস থেকে চালু হবে।

হার ঠিক করবেন কীভাবে

হার এত বেশি হওয়া উচিত নয় যে সদস্য রেগে যান, আবার এত কম নয় যে কেউ গুরুত্ব না দেন। দুটি প্রচলিত পদ্ধতি আছে।

নির্দিষ্ট অঙ্ক

প্রতি মাসের বকেয়ার ওপর একটি নির্দিষ্ট টাকা। হিসাব সহজ, বোঝাও সহজ।

শতাংশ হারে

বকেয়ার একটি ছোট শতাংশ। বড় ফ্ল্যাট বা বেশি চাঁদার ক্ষেত্রে এটি বেশি ন্যায্য মনে হতে পারে।

একটি উদাহরণ ধরুন। একটি সমিতির মাসিক চাঁদা ৳৩,০০০, শেষ তারিখ ১০ তারিখ, গ্রেস পিরিয়ড ৫ দিন, আর লেট ফি মাসপ্রতি ৳১০০ (নির্দিষ্ট অঙ্ক):

এটি শুধু উদাহরণ; আপনার সমিতির হার সাধারণ সভা বা কমিটির সিদ্ধান্তে ঠিক করুন।

টিপ: লেট ফির ওপর আবার লেট ফি (চক্রবৃদ্ধি) বসাবেন না। এটি সদস্যদের কাছে অন্যায্য মনে হয় এবং পুরোনো বকেয়া আদায় আরও কঠিন করে তোলে।

নমুনা খসড়া: লেট ফি নীতি

নিচের খসড়াটি আপনার সমিতির প্রয়োজন অনুযায়ী বদলে নিন:

[সমিতির নাম] — মাসিক চাঁদার লেট ফি নীতি ১. প্রতি মাসের চাঁদা সেই মাসের [১০] তারিখের মধ্যে পরিশোধযোগ্য। ২. [১৫] তারিখ পর্যন্ত কোনো লেট ফি প্রযোজ্য হবে না। ৩. [১৫] তারিখের পর অপরিশোধিত প্রতি মাসের চাঁদার ওপর ৳[১০০] লেট ফি যোগ হবে। ৪. লেট ফির ওপর কোনো অতিরিক্ত লেট ফি বসবে না। ৫. যুক্তিসংগত কারণে লেট ফি মওকুফের আবেদন লিখিতভাবে কোষাধ্যক্ষের কাছে করতে হবে; কোষাধ্যক্ষ ও সাধারণ সম্পাদক দুজনের অনুমোদনে মওকুফ কার্যকর হবে। ৬. এই নীতি [মাস, সাল] থেকে কার্যকর।

নীতি চালু করার ধাপ

লেট ফি নীতি হঠাৎ চাপিয়ে দিলে প্রতিবাদ হবেই। ধাপে ধাপে এগোন:

১. প্রথমে আপনার গঠনতন্ত্র বা উপবিধি দেখুন — লেট ফি বসানোর এখতিয়ার কার, তা সেখানে লেখা থাকতে পারে। সন্দেহ থাকলে একজন আইনজীবীর পরামর্শ নিন। ২. কমিটিতে খসড়া আলোচনা করে রেজুলেশন পাস করুন। ৩. প্রয়োজনে সাধারণ সভায় অনুমোদন নিন। ৪. অন্তত এক মাস আগে সব সদস্যকে নোটিশ ও SMS দিয়ে জানান। ৫. প্রথম মাসে কিছুটা নমনীয় থাকুন, তবে দ্বিতীয় মাস থেকে সবার জন্য সমানভাবে প্রয়োগ করুন।

যে ভুলগুলো সাধারণত হয়

• পরিচিত বা প্রভাবশালী সদস্যকে চুপচাপ ছাড় দেওয়া।
• নীতি কাগজে থাকা, কিন্তু হিসাবে যোগ না করা।
• মওকুফের কোনো রেকর্ড না রাখা, ফলে অডিটের সময় প্রশ্ন ওঠা।
• পুরোনো বকেয়ার ওপর পেছনের তারিখ থেকে লেট ফি বসানো।

একই টিমের আরও দুটি সমাধান: বড় সমবায় সমিতির জন্য সমিতি সফটওয়্যার আর ছোট সমিতি ও সঞ্চয় দলের জন্য সমিতি কিপার লাইট মোবাইল অ্যাপ।

সোসাইটি কিপারে লেট ফি নিয়মমাফিক চলে

সোসাইটি কিপারে আপনি একবার লেট ফির নিয়ম ঠিক করে দিলে তা সবার ওপর একইভাবে প্রয়োগ হয়, হাতে হিসাব করতে হয় না। মওকুফ বা ছাড় দিতে হলে দ্বিতীয় একজনের অনুমোদন লাগে, তাই পরে কেউ পক্ষপাতের অভিযোগ তুললে রেকর্ড দেখানো যায়। চাঁদা আদায় নিয়ে আরও লেখা পড়তে পারেন আমাদের ব্লগে।