সমিতি সফটওয়্যার বেছে নেওয়ার আগে যে ১২টি প্রশ্ন করবেন: পূর্ণ চেকলিস্ট

কমিটি সভায় কেউ একজন বললেন, "চলুন একটা সফটওয়্যার নিই।" সবাই রাজি, কিন্তু কোনটা নেবেন, কীসের ভিত্তিতে নেবেন, তা কেউ জানেন না। ফলে অনেক সময় যিনি সবচেয়ে সুন্দর ডেমো দেখান, তাঁর সফটওয়্যারই নেওয়া হয়, আর ছয় মাস পরে দেখা যায় আসল প্রয়োজন মেটেনি।

সমিতি সফটওয়্যার বেছে নেওয়ার সময় কী দেখবেন, তার একটি চেকলিস্ট নিচে দেওয়া হলো। প্রিন্ট করে সভায় নিয়ে যান এবং প্রতিটি বিক্রেতাকে একই প্রশ্ন করুন।

আগে নিজের প্রয়োজন লিখুন

সফটওয়্যার দেখার আগে কমিটি মিলে তিনটি প্রশ্নের উত্তর লিখুন:

১. আমাদের সবচেয়ে বড় সমস্যা কী? বকেয়া আদায়, হিসাবের স্বচ্ছতা, নাকি অভিযোগ ব্যবস্থাপনা? ২. কারা সফটওয়্যার ব্যবহার করবেন? শুধু অফিস স্টাফ, নাকি আদায়কারী, কোষাধ্যক্ষ ও অডিটরও? ৩. সদস্যরা নিজে কিছু দেখতে পারবেন, এমন দরকার আছে কি?

এই উত্তর হাতে থাকলে ডেমোতে আপনি নিজের সমস্যার সমাধান খুঁজবেন, শুধু সুন্দর স্ক্রিন নয়।

চাঁদা ও বিলিং নিয়ে প্রশ্ন

১. মাসিক বিল কি নিজে নিজে তৈরি হয়?

প্রতি মাসে হাতে বিল বানাতে হলে সফটওয়্যারের অর্ধেক সুবিধাই নষ্ট। ফ্ল্যাট বা বাড়িভিত্তিক আলাদা হার দেওয়া যায় কি না, আর একই মাসে দুবার বিল হওয়া আটকায় কি না, জিজ্ঞেস করুন।

২. এককালীন চাঁদা ও বিলম্ব ফি?

ঈদের চাঁদা, মেরামত বা নিরাপত্তা খাতে বিশেষ চাঁদা নির্দিষ্ট এলাকায় বসানো যায় কি না দেখুন। বিলম্ব ফি (late fee) নিয়ম অনুযায়ী বসে কি না, সেটাও।

৩. ছাড় দিলে কে অনুমোদন করে?

কোনো সদস্যকে ছাড় দেওয়া হলে তা একজনের ইচ্ছায় হওয়া উচিত নয়। দ্বিতীয় একজনের অনুমোদন লাগে কি না জানুন।

রসিদ ও আদায় নিয়ে প্রশ্ন

৪. কোন কোন মাধ্যমে আদায় লেখা যায়?

হাতে নগদ (ক্যাশ), বিকাশ, নগদ, রকেট, ব্যাংক, কার্ড, সবগুলো আলাদা করে লেখা যায় কি না দেখুন।

৫. রসিদ কি যাচাইযোগ্য?

নম্বরযুক্ত রসিদ আর সেটি আসল কি না যাচাই করার উপায় (যেমন QR কোড) থাকলে জাল রসিদের ভয় কমে।

৬. সদস্য কি SMS পান?

টাকা দেওয়ার পর SMS আর মাসিক বকেয়ার রিমাইন্ডার, এই দুটো আদায় বাড়াতে সরাসরি সাহায্য করে।

হিসাব ও রিপোর্ট নিয়ে প্রশ্ন

৭. পূর্ণ হিসাবরক্ষণ আছে, নাকি শুধু চাঁদার তালিকা?

অনেক সফটওয়্যার শুধু আদায় দেখায়, খরচ নয়। ডাবল-এন্ট্রি হিসাব, ভাউচার, ক্যাশ বুক, ব্যালান্স শিট আর আয়-ব্যয় বিবরণী আছে কি না দেখুন। বার্ষিক অডিটে এগুলোই লাগবে।

৮. বকেয়ার বয়সভিত্তিক তালিকা পাওয়া যায়?

কার কত দিনের বকেয়া, ০–৩০, ৩১–৬০, ৬১–৯০ বা ৯০ দিনের বেশি, এমন ভাগ থাকলে কাকে আগে ফোন করবেন বোঝা সহজ।

৯. এক্সেলে রিপোর্ট নেওয়া যায়?

নিজের কাছে কপি রাখতে বা কমিটিকে পাঠাতে এক্সেল এক্সপোর্ট জরুরি।

নিরাপত্তা, ভাষা ও সহায়তা

১০. কে কী দেখবে, তা নিয়ন্ত্রণ করা যায়?

আদায়কারী যেন ব্যালান্স শিট বদলাতে না পারেন, আর অডিটর যেন শুধু দেখতে পারেন। রোল ও পারমিশন আলাদা আছে কি না দেখুন।

১১. বাংলায় চলে?

বয়স্ক সদস্য ও স্টাফের জন্য বাংলা ইন্টারফেস অনেক বড় সুবিধা। রসিদ ও রিপোর্ট বাংলায় আসে কি না দেখুন।

১২. পুরনো তথ্য কীভাবে তোলা হবে?

শত শত ফ্ল্যাটের তথ্য হাতে টাইপ করা কঠিন। এক্সেল থেকে ইমপোর্ট করা যায় কি না, আর পুরনো বকেয়াও তোলা যায় কি না, নিশ্চিত হোন।

তুলনার জন্য একটি ছোট ছক

টিপস: ডেমোতে নিজের সমিতির একটি বাস্তব উদাহরণ দিয়ে দেখতে বলুন, যেমন "রোড ৩-এর সব ফ্ল্যাটে ৳৫০০ ঈদ চাঁদা বসান।" কাজটা কত সহজে হয়, তাতেই অনেক কিছু বোঝা যায়।

যা শুনে সতর্ক হবেন

• "সব কিছু আছে" বলে কিন্তু দেখাতে পারছেন না।
• দাম বা চুক্তির শর্ত লিখিতভাবে দিতে চাইছেন না।
• আপনার তথ্য পরে এক্সেলে নিয়ে যাওয়া যাবে কি না, স্পষ্ট উত্তর নেই।

আপনার সংগঠন যদি সঞ্চয়-ঋণভিত্তিক সমবায় হয়, তাহলে সমিতি কিপার দেখে নিন — সদস্য, সঞ্চয়, লোন ও কিস্তির পুরো হিসাব এক জায়গায়। আর অল্প সদস্যের সমিতির জন্য আছে ছোট সমিতির হিসাব রাখার অ্যাপ — সমিতি কিপার লাইট।

সোসাইটি কিপার দিয়ে যাচাই করে দেখুন

এই চেকলিস্টের প্রায় সব প্রশ্ন মাথায় রেখেই সোসাইটি কিপার তৈরি: স্বয়ংক্রিয় বিলিং, QR কোডসহ রসিদ, SMS, পূর্ণ ডাবল-এন্ট্রি হিসাব, রোলভিত্তিক অ্যাক্সেস আর বাংলা-ইংরেজি দুই ভাষা। তবে তালিকাটা নিয়ে আমাদেরও প্রশ্ন করুন। ফ্রি ডেমোতে নিজের সমিতির উদাহরণ দিয়ে দেখে নিন।